Как правильно уничтожить документы и рекомендации

Не все группы документов можно уничтожить. Особо важные документы подлежат хранению в городском архиве, музеях.

Но большинство деловых документов, в т.ч. кадровая, бухгалтерская документация, подлежит хранению длительный период времени, а по его истечению должны быть утилизированы согласно установленного порядка действующим законодательством. Если в организации нет собственного лица за данную процедуру, можно выбрать услуги уничтожения документов на vtorcom.ru/unichtozhenie-dokumentov, которые всегда востребованы. Секретную документацию утилизировать нельзя.

Для уничтожения определенного объема документов нужно провести подготовительный этап, который включает отбор и организацию экспертной комиссии. В состав комиссии входят представители различных структурных отделов компании (отдел кадров, архив, бухгалтерия). Состав комиссии утверждает руководитель организации. Она обязуется, в течении установленного срока, оценить архивные документы, составить список документов, срок действии которых истек. Такая процедура проводится каждый год, и предполагает соблюдение процедуры утилизации.

Комиссия действует согласно установленного распорядка работы, производит отбор. В своей работе комиссия руководствуется нормативными актами. Утилизировать документы возможно после осуществления ряда процедур, включающих утверждение описи, упорядочение документации личного состава выбранного промежутка времени.

Все документация описывается в акте, доставляется почтой в компанию, которая и производит непосредственный процесс утилизации в сопровождении акта, квитанции об оплате услуг. Предварительно составляют договор на уничтожение, в котором указывают обязательства сторон. Компания – исполнитель обязуется предоставить отчет о выполненной работе по утилизации.

Если объемы документов, которые подлежат утилизации, небольшие, можно отступать от процедуры и уничтожить ее в присутствии работника архива и нескольких представителей предприятия. Как и в первом случае, нужно составить акт о фактическом уничтожении. Обесцененные документы можно уничтожить методом разрезания шредером, сжечь, комплексно утилизировать.

Большие предприятия могут поручить процесс утилизации ответственным лицам при условии, если в наличии есть специальное оборудование в виде плоскореза, крошители, промышленные шредеры.